4 простых принципа создания программы адаптации. Показываем реальные скрины и фото.

Время чтения = 7 минут.
Для кого — если у вас сложности с вводом новых сотрудников.

А вы знали, что по статистике 20% новых сотрудников не понимают зачем их вообще нанимают?

«В самом начале работы я не понимал зачем меня нанимают. Плана не было совсем, задачи не поставили и KPI объяснили неоднозначно». 204 человека из 1020 опрошенных сказали примерно то же самое.

И 18% опрошенных отметили, что руководитель не нашел время обсудить цели их работы.

В этой статье вы узнаете о 4 принципах создания адаптации, которыми пользуемся мы в Депо:

• адаптация строится на должностных инструкциях,
• аттестацию и адаптацию проводим параллельно,
• от простого к сложному,
• рассказал — показал — дал попробовать,

Плюс расскажем 3 варианта, где хранить адаптацию.

Увидите примеры программы адаптации сотрудников, узнаете, как сократить время ввода нового сотрудника и как этот процесс автоматизировать.

А еще посмотрите на рабочие скрины документов, фотографии с реального ввода в должность продавца и другое.

4 выгоды для собственника от адаптации

Стоит один раз заморочиться, создать даже простую адаптацию и потом забыть про страх уволить сотрудника, потому что нового искать и адаптировать долго и дорого.

Факт: Сотрудники, которым была предложена хорошая программа адаптации, имеют на 69% больше шансов остаться в компании на срок до 3 лет. Источник.

Вот тезисно несколько выгод, которые вы получите вместе с грамотной системой адаптации:

1. Сможете понять подходит кандидат или нет за пару дней. Не нужно ждать два месяца, когда в очередной раз новичок ничего не сможет продать и выяснится, что он и скрипт-то не знает.
2. Новые сотрудники будут учиться по одному стандарту. Не будет такого, что что-то забыли сказать или выдать. Действующие сотрудники не будут учить новичка плохому: «Этих лидов сливай, не заплатят, сразу понятно» или «Это требуют, но можешь не делать, все равно не проверяют».
3. Новый сотрудник быстрее приступит к работе и начнет приносить деньги. И меньше расходов на время адаптации.
4. Уменьшите текучку кадров. Меньше текучка — меньше расходов на постоянный найм — больше прибыли на каждого сотрудника. А более опытные сотрудники идут в те компании, где есть порядок.

Все описанное выше получится только если выстроить весь процесс с момента адаптации до конца испытательного срока. В статье вы узнаете только про то, как формировать программу адаптации.

📝 Принцип 1. Адаптация строится на должностных инструкциях.

Важно понимать, что адаптация создается после того, как готовы должностные инструкции. Посмотрите на картинку ниже:

Почему программа адаптации строится на должностных? По сути программа адаптации — список того, что должен знать и уметь сотрудник + инструкции/обучение.

Например, менеджер по продажам обязан уметь пользоваться СРМ. В программе аттестации будет пункт про СРМ и там мы распишем что именно должен уметь продавец: ставить задачу, работать с карточкой клиента, сформировать отчет и т.п.

Поэтому перед тем как формировать адаптацию, нужно прописать все, что нужно, чтобы умел сотрудник.

А как понять, что должен уметь сотрудник? Мы это делаем с конечной цели. Например, цель продавца - сделка. Что нужно, чтобы сделка закрылась? Нужно уметь общаться с клиентом по скрипту = знать скрипт и уметь с ним работать. Что нужно, чтобы знать скрипт? Выучить его. Что нужно, чтобы уметь работать со скриптом? Потренировать его.

И таким образом можно выписать все компетенции и знания, которые должны быть у сотрудника.

Смотрите, как выглядит программа адаптации у одного из наших клиентов:

👯‍♀️ Принцип 2. Адаптация и аттестация идут параллельно.

Мы в Депо всегда делаем адаптацию и аттестацию параллельно. Так человеку проще и он быстрее учиться. Например, задача — выучить скрипт. Даем человеку задание выучить блок «Выявление потребности» и проверяем потом только этот блок. Затем следующий и следующий. Мы не даем задание выучить скрипт полностью и потом его целиком сдавать.

Посмотрите, как мы обучаем продавцов своих клиентов:

Когда вы создаете эти инструменты, то сначала идет адаптация, а потоматтестация. Как на той схеме в начале статьи.

Почему? Потому что сначала вы выписываете то, что должен уметь и знать сотрудник. А потом к каждому пункту вы прописываете то, как проверить умеет/знает ли сотрудник то, что нужно.

Например:

1. Знать — все 4 конкурентные преимущества компании, проверяем — рассказать своими словами о них.
2. Уметь — выявлять потребность, проверяем — разыгрываем звонок, где вы клиент, а сотрудник продавец. И сотрудник должен показать, как умеет выявлять потребность.

Кстати, у нас есть подкаст о том, из чего состоит система адаптации. Слушайте по ссылке.

🦥 Принцип 3. От простого к сложному.

Цель адаптации — ввести нового сотрудника в работе максимально быстро и просто, но чтобы не страдало качество.

Не нужно испытывать человека на прочность. Хитрые вопросы, попытки завалить человека на аттестации и тому подобное лучше исключить.

Программу адаптации тоже лучше начинать с вещей попроще вроде знакомства с компанией, с конкурентами. Потом можно сотрудника познакомить с командой. После этого давать более прикладные вещи: изучить СРМ, выучить скрипт, разобраться со своей мотивацией и т.п.

Лайфхак от Николая Фурсова, основателя Депо.

«Чтобы быстро познакомить нового сотрудника с продуктом: поставьте задачу изучить сайт и выписать 5 причин почему сотрудник купил бы продукт именно у нас».

Посмотрите ниже на пример того, как менеджера учат готовиться к звонку. Написано простым языком, все разделено на этапы, есть гиперссылки и скриншоты.

Во время тестового периода, сотрудник сможет использовать такие отрывки из адаптации как шпаргалки.

Еще раз: миссия адаптации — помочь новичку, а не проверять его на прочность. Те, кто не сможет выполнить свои обязанности, сами это покажут. Или это выясниться, когда человек не сможет принести результат.

👨‍🏭 Принцип 4. Рассказал — показал — дал попробовать

Адаптация должна быть похожа на лабораторную по физике в школе, на которую ходили даже двоечники.
В лабораторной было две части: теория и практика. Сначала нужно было услышать задание, а потом что-то подбросить, зажечь, разбить и т.п.

Каждое задание в адаптации нужно делить на три следующих шага:

1. Рассказал. Подробно описываете суть и в конце отвечаете на вопросы, если они есть. Например, вы рассказываете зачем в скрипте нужен блок «Выявление потребности».

2. Показал. Затем даёте послушать записи, где кто-то другой используется скрипт и выявляет потребность.

3. Дал попробовать. Разыгрываете ситуацию со звонком клиента и сотрудник показывает, как выявляет потребность.

А обычно мучают учат так:
Дают менеджеру 70 страниц А4 со всеми материалами, 20 записей звонков и ставят задачу все изучить. Это все равно если бы в автошколе нам показали как ездить и спросили: «Все ясно? Садись, езжай».

💾 Где хранить программу адаптацию?

Есть 3 способа: от самого простого, быстрого и удобного до самого дорогого и персонального.

Способ 1. Мы в Депо пользуемся Google документами и таблицами. Можно удобно поделиться ссылкой на документ. Это самый простой и удобный способ.

Способ 2. Кто-то использует отдельные сервисы по типу Getcourse. Туда можно загрузить видео, текст, документы и все что нужно. Есть много настроек, которые помогут проверять задания автоматически, внедрять геймификацию в адаптацию и так далее. Этот способ потребует больше времени и денег, но иногда он удобнее.

Способ 3. Самый продвинутый уровень — создать свою платформу. Это дорого-богато, безопасно с точки зрения кражи материалов. Все видео и нужные файлы защищены от копирования, все кнопочки и разделы индивидуально под вашу компанию.

Обычно собственные платформы для внедрения нужны компаниям с большим штатом и ротацией сотрудников. Плюс для безопасности. В 90% случаев можно ограничиться Google документами или платной платформой.

Главное в адаптации – чтобы она была. Хотя бы в Google документе. Это уже больше, чем есть у подавляющего большинства компаний.

👇 Загляните в Инстаграм

Подписывайтесь на инстаграм основателя Депо — по ссылке.
В основном это блог, но довольно часто Николай публикует контент по продажам в постах. А в сторис показывает, как работает Депо и публикует предложения по работе «только для своих» со специальными условиями.